Wdrożenie systemu zarządzania

Robot w technologii RPA loguje się do portali  systemu obsługi klienta eBOK sprzedawcy i dystrybutora energii elektrycznej minimum raz dziennie od poniedziałku do piątku i pobiera dokumenty, które nie zostały pobrane od ostatniego logowania. Pobierane są dokumenty tj.: faktury, wezwania do zapłaty, kary umowne, noty odsetkowe i inne dokumenty dostępne do pobrania. Dokumenty są pobierane w formacie źródłowym pod unikalną nazwą zawierającą przynajmniej nr dokumentu tak, aby możliwa była ich dalsza obróbka i pozyskanie danych. Średnioroczna liczba dokumentów do pobrania może dochodzić do 20 tysięcy.

Wykonawca za pomocą przygotowanego rozwiązania do automatyzacji procesów dokonuje  rozpoznania typu dokumentu źródłowego i jego przekształcenia w cyfrowy strumień danych poprzez mechanizm mapowania danych. Dane pobrane z dokumentów zasilają utworzoną bazę danych. Dla dokumentów typu faktura pobrany zostaje ustalony zestaw danych, niezbędnych do realizacji procesu.

Na etapie zamawiania projektu założono, że dokumenty udostępnione na eBOK sprzedawcy i dystrybutora będą miały format PDF w postaci osadzonych danych tekstowych w tych dokumentach i nie będzie konieczny proces rozpoznawania treści dokumentów (OCR-owanie).

W ramach zamówienia uwzględniono by instytucje merytoryczne miały dostęp do pobranych dokumentów oraz bazy, która będzie zawierała dane ze wszystkich zaczytanych dokumentów wraz ze szczegółowymi danymi pochodzącymi z faktur oraz link do plików źródłowych. Codziennie pobierane dane są dopisywane do bazy. Istnieje możliwość przeglądania danych z możliwością filtrowania po typach dokumentów i po wszystkich polach. Dodatkowo system jest wyposażony w mechanizm eksportu danych w formacie Excel. Mechanizm pozwala na filtrowanie po określonym zakresie danych. Dodatkowo system informuje o zmianach na dokumentach, wysyłając alert na wskazany adres e-mail, w przypadku odstępst od normy i obowiązujących standardów.

Na podstawie listy zawierającej powiązanie PPE z adresem e-mail wszystkie dokumenty mogą zostać  wysłane na wskazane adresy e-mail. Dodatkowo system musi umożliwiać prostą edycję powiązań PPE - adres e-mail. W przypadku, gdy na dokumencie występuje więcej niż 1 numer PPE powiązany z różnymi adresami e-mail, dokument wysłany jest na wszystkie wskazane w powiązaniu adresy e-mail.

W przypadku dokumentów, na których nie występuje numer PPE, a które powiązane są z innym dokumentem źródłowym np. wezwanie, nota, system przekazuje te dokumenty według PPE występujących na dokumentach źródłowych. Dodatkowo generowany jest  raport z informacją o pobranych dokumentach, dokumentach, które zostały wysłane do jednostek i dokumentach, których nie udało się dostarczyć do jednostek.

W przypadku niedostarczenia, raport zawiera opis błędu pozwalający na wprowadzenie odpowiednich korekt, a w przypadku braku możliwości dostarczenia dokumentu z powodu braku rozpoznania PPE, braku powiązania PPE - e-mail, braku możliwości powiązania dokumentu pobranego bez PPE z dokumentem źródłowym z PPE, po określonej liczbie prób, dokument taki jest skierowany na adres e-mail wymieniony w konfiguracji.

System umożliwia zdefiniowanie okresu, po którym określony rodzaj dokumentów zostaje usunięty zarówno z bazy, jak i usunięte zostaną odpowiadające wpisom w bazie pliki. Domyślnie ten okres wynosi 5 lat od momentu pobrania.

System został dostarczony w postaci rozwiązania zainstalowanego na serwerach zamawiającego - w środowisku o określonych parametrach. Wszystkie dodatkowe usługi, jak np. obsługa poczty wychodzącej, przygotowana baza danych muszą być skonfigurowane i dostarczone przez Wykonawcę.