"Pomysł stworzenia robota wyniknął z konkretnej potrzeby. Roboty to narzędzie stosowane w IT już od jakiegoś czasu, nowością jest zastosowanie tego rozwiązania w procesie biznesowym. Jedna z aplikacji była niewydajna w zakresie pobierania z niej informacji. Czynnik ludzki sprawiał, że w ciągu jednego dnia pracy nie udawało się pobrać wszystkich koniecznych danych. Dzięki robotowi, wyeliminowaliśmy ten problem – pracuje on 24 godziny na dobę, a zbieranie dla niego tych danych nie jest żadną trudnością" – mówi Janusz Popielewski, dyrektor Wydziału Informatyki z Urzędu Miasta Bydgoszczy
Projekt dotyczący robotyzacji procesu zarządzania dokumentami za energię elektryczną od sprzedawcy i dystrybutora dla miejskich jednostek został wdrożony w 2021 roku, przez komórki Urzędu Miasta Bydgoszczy: Wydział Informatyki i Zespół ds. Zarządzania Energią. Założeniem wdrożenia robota, jest samodzielne wykonywanie czynności w zakresie dystrybucji i archiwizacji dokumentów za energię elektryczną od sprzedawcy oraz dystrybutora dla jednostek Miasta Bydgoszczy wraz z pozyskaniem danych z tych dokumentów.
Kilka statystyk:
- Wolumen pobieranych przez robota dokumentów w skali roku to około 20 000 wielostronicowych dokumentów PDF.
- Średnioroczna liczba dokumentów do pobrania może dochodzić do 20 tysięcy.
- Realizacja projektu rozpoczęła się w 2020 roku, a prace nad rozbudową trwają - również dzięki projektowi DUET.
- Proces wdrożenia składa się z 4 etapów.
- Zastosowanie tego rozwiązania w procesie biznesowym kosztowało 133 tys.zł. Została sfinansowana z budżetu miasta Bydgoszczy.
- Domyślny okres archiwizacji dokumentów wynosi 5 lat od momentu pobrania.
- Przygotowanie systemu do działania trwało 1 miesiąc.
Działanie Systemu Zarządzania Energią
Robotyzacja usprawnia zarządzanie energią w Bydgoszczy. System automatycznie pobiera faktury za energię z portali dystrybutorów, przepisuje dane do Bazy Zarządzania Danymi (BZD) i rozsyła dokumenty do odpowiednich jednostek miejskich.
Monitorowanie i kontrola
System na bieżąco monitoruje dane stałe, takie jak stawki, opłaty czy moc umowna, wykrywając odstępstwa i dwukrotne naliczenia. Wszelkie nieprawidłowości generują automatyczne alerty dla zespołu nadzorującego. BZD zapewnia szybki dostęp do raportów, co pozwala na bieżące monitorowanie zużycia i kosztów bez ręcznego przeszukiwania dokumentacji. System śledzi również zmiany w taryfach czy mocach umownych, informując o niezgodnościach.
Centralizacja danych i efektywne zarządzanie
Wszystkie zebrane dane trafiają do centralnego repozytorium – bazy danych historycznych. Ta centralizacja eliminuje rozproszenie informacji, zapewniając łatwy dostęp do pełnych i dokładnych danych energetycznych. Dzięki temu Bydgoszcz może skuteczniej zarządzać kosztami energii i podejmować decyzje w oparciu o rzetelne i aktualne dane.
Czytaj więcej: https://www.projectduet.eu/pl/biblioteka/zestaw-narzedzi-dla-gmin-wnioski-i-wskazowki